Недостача при инвентаризации, что делать в случае выявления
-
Получите консультацию по вашей ситуации, оставив заявку ниже
Получите консультацию по вашей ситуации, оставив заявку ниже
Консультация с юристом онлайн
Юридическая консультация помогает:
Пишите в чате или звоните бесплатно и круглосуточно:
8 (495) 369-28-81*
У вас срочная юридическая проблема и вы хотите быстро и лично поговорить с юристом?
Тогда просто и удобно воспользуйтесь горячей линией московских юристов.
Юристы имеют в среднем 10-летний профессиональный опыт и консультируют исключительно в своих областях знаний.
Запланировать встречу
Цели и требования Порядок инвентаризации Какие действия предпринимаются при выявлении недостачи или излишков Как оформляются документы на списание недостачи Порядок списания недостачи Перечень документов Ответственность и последствия
Инвентаризация представляет собой ревизию, при которой определяется количество имущества организации на конкретную дату путём сверки данных бухгалтерского учёта и фактических показателей. Это способ контроля сохранности материальных ценностей и имущества.
Цели и требования
В ходе инвентаризационной проверки перевешиваются, пересчитываются, измеряются материальные ценности, находящиеся на хранении на складе, наличность в кассе, в обращении на производстве и в торговле.
Инвентаризация также проводится:
для выявления неиспользуемых объектов, которые впоследствии реализуются, с целью обнаружения товаров с истёкшим сроком годности или испорченных, для проверки обеспечения сохранности материальных ценностей и имущества.
Проверка может быть полной или частичной, плановой или внезапной. Но в любом случае должны соблюдаться следующие требования:
неожиданность для лица, несущего материальную ответственность, назначение комиссии для проведения проверки, фактический пересчёт ценностей, регулярность проверок с обязательным участием в них лиц, ответственных за сохранность материальных ценностей.
После инвентаризации подводятся ее итоги, которые бывают следующими:
количество имущества соответствует фактическому наличию и данным учёта, выявлены излишки или недостачи.
Если в результате инвентаризации выявлена недостача, возникает больше сложностей с оформлением документов на её списание. Для того чтобы правильно списать недостачу, необходимо установить причину её возникновения. Это могут быть:
издержки производства и особенности обращения, убытки, нанесённые виновными лицами, другие издержки, при образовании которых виновные лица отсутствовали или доказать их вину в суде невозможно.
Сумма недостачи может списываться различными способами в зависимости от причины её образования.
Для подтверждения производственных издержек и убытков из-за обращения необходимо наличие соответствующей документации (оформленных различных актов недостач и порчи), для составления которой может использоваться стандартная форма или разработанная самостоятельно.
Порядок инвентаризации
Перед началом инвентаризации ее порядок прописывают в учётной политике с указанием:
сроков, случаев проведения, состава комиссии. Обычно в состав комиссии входят работники бухгалтерии и другие специалисты, обладающие необходимыми знаниями и квалификацией. Поскольку при инвентаризации товар не только подсчитывается, но и взвешивается, обмеряется, также проводится анализ финансовых обязательств и имущества, типовых схем при выявлении недостач или излишков.
В приказе, издаваемом руководителем организации, должны быть сведения, касающиеся состава комиссии, срока проведения проверки, видов имущества, которое будет проверяться.
В состав комиссии не должны включаться лица, несущие материальную ответственность и имеющие в подотчёте ценности, которые подлежат проверке.
В ходе инвентаризации может использоваться сплошной или выборочный метод. Сплошной метод заключается в проверке всего имущества и всех видов финансовых обязательств организаций. Выборочный предполагает проверку только отдельных видов имущества (например, продуктов питания).
Какие действия предпринимаются при выявлении недостачи или излишков
Недостача или излишки, выявленные в процессе инвентаризации, оформляются документально по ее окончании. В таких документах ответственным за проверку лицом указываются фактические суммы недостачи или излишков. К документу, в котором списываются излишки или недостачи, обязательно прилагается акт проведения проверки и другая документация, подтверждающая количество товара, оставшегося в наличии.
Как оформляются документы на списание недостачи
Списание недостачи должно проводиться с учётом норм естественной убыли и учётной политики предприятия.
Естественная убыль списывается только после расчёта её суммы бухгалтерией и проверки результатов руководством предприятия и независимой инвентаризационной комиссией.
После этого принимается решение о необходимости служебного расследования и установления виновных. Расследование необходимо, когда сумма недостачи превышает нормы естественной убыли.
Применение норм естественной убыли предусматривается для любых количественных и качественных товаров, за исключением фасованных и поступающих поштучно.
Порядок списания недостачи
Недостача при инвентаризации должна списываться:
в течение того календарного года, в котором проводилась проверка, одним лицом, ответственным за проведение инвентаризации, с имущества или товаров одного наименования, с имущества или товаров в одинаковом количестве.
Недостача при инвентаризации списывается в следующем порядке:
получение приказа о списании от руководства, списание остаточной стоимости основных средств, себестоимости готовой продукции и материалов, закупочной цены товаров (списание производится с кредита в дебет на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»), а также транспортных расходов и оплаты работы сотрудников, проводивших инвентаризацию, сравнение общей суммы расходов с нормами естественной убыли после расчёта их в бухгалтерии. Если эта сумма окажется меньше норм естественной убыли, то она может списываться на расходы организации.
На последнем этапе решается вопрос с НДС. Он может восстанавливаться или не восстанавливаться. Если НДС подлежит восстановлению, то определённая сумма отражается по дебету в кредит.
Перечень документов
В результате проведения инвентаризации материальные ценности, имеющиеся в наличии, сверяются с документами бухгалтерии. В случае выявления несоответствий при взвешивании, измерении, пересчёте делается опись или заполняется документ (в соответствии с приказом Минфина РФ «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» № 49 от 13.06.1995 г.). При выявлении отклонений ставятся отметки в ведомости расхождений в формы 0504092.
К перечню обязательных документов относятся следующие виды актов:
№ТОРГ-6, №ТОРГ-7 – форма для заполнения журнала регистрации ТМЦ, №ТОРГ-15 – для некачественной продукции, №ТОРГ-16 – сведения о списании товаров, №ТОРГ -20 – дальнейшие действия с излишками или недостачей, №ТОРГ-21 – пересортировка плодов и овощей. Ответственность и последствия
Если в процессе инвентаризации была обнаружена недостача, то материальная ответственность возлагается на виновное лицо, которое обязано компенсировать ущерб. Для этого сначала составляется акт проверки, который подтверждает факт вины в соответствии с действующим законодательством. Когда сотрудник согласен с суммой ущерба, он пишет объяснение, в котором указываются мотивы и причины нанесения компании материального урона.
Если работник не признает своей вины, то работодатель создает комиссию и проводит внутреннее расследование. Комиссия выявляет причастность сотрудника к этому факту. Затем составляется акт отказа от погашения работником недостающей суммы. Этот акт направляется для рассмотрения руководителю компании, который принимает решение о принудительном взыскании с работника материального ущерба. Руководитель издает приказ об удержании денег из его зарплаты частично или в полной мере. После этого бухгалтерия производит соответствующие вычеты.
При подсчёте убытков во внимание принимается закупочная цена недостающего товара без учёта упущенной выгоды или получения возможной прибыли в результате использования.
Если работник не согласен с вычетами, то он вправе обжаловать действие работодателя в судебном порядке.
Для взыскания ущерба с виновного лица, с которым не был заключён договор о материальной ответственности, подаётся заявление в суд вместе с доказательствами, подтверждающими его вину. Если вина сотрудника в пропаже товара не установлена, то возмещение убытков или списание их в расходы невозможно.
Разобраться во всех этих нюансах можно только при наличии соответствующих бухгалтерских и финансовых знаний. Это даст возможность правильно зафиксировать недостачу при инвентаризации и привлечь к ответственности именно тех лиц, которые на самом деле виновны в её образовании.
